Desde hace unos días, la Institución a la que pertenezco ha sido sede de las reuniones de los jueces que fueron seleccionados para uno de los tribunales de las altas cortes.
En el momento que supe que tendríamos este privilegio, procedí a hacer un checklist de todo lo que deberíamos tomar en cuenta en una reunión de este nivel ya que el tiempo que contábamos para organizarnos era muy poco:
– Salón de reuniones: una vez definido el salón, verificar las condiciones del mismo:
- Revisar los bombillos
- Que las paredes lucieran impecables
- Que el aire acondicionado estuviera funcionando a máxima capacidad
- Además, qué tipo de audiovisuales sería necesario?
- Colocar los nombres de los participantes en la mesa, ya que existe una precedencia establecida. Sugerencia: Presidente en la cabeza la mesa, primer sustituto a su derecha y segundo sustituto a la izquierda del presidente y los demás, alternarlos, de acuerdo a su edad. Por razones protocolares, es importante tener pendiente que la persona que preside la reunión no debe estar de espaldas a la puerta, ya que debe ver quien entra al salón, hasta por razones de seguridad.
– Un Salón contiguo para asistentes de las personalidades que estarían en el pleno, en este salón se dispuso de:
- Escritorios y sillas
- Teléfono
- Acceso a Internet
- Impresora- fotocopiadora
- Material gastable: hojas, lapiceros, folders, grapadoras.
- Un técnico en informática disponible
– Alimentos y bebidas
- Coffee Break: tener disponible refrigerio ligero, además de café, agua, jugo, te, azúcar regular y de dieta.
- Almuerzo: cuando estas reuniones son de larga duración, la selección de los alimentos debe consistir en opciones ligeras ya que generalmente los participantes continúan trabajando.
- Habilitar un área para el almuerzo
- Hacer la coordinación del almuerzo del personal de seguridad y choferes.
- Camareros disponibles, aunque muchas de estas reuniones son a puerta cerrada los camareros serán indispensable para organizar coffee break y servir el almuerzo y las bebidas.
– Manejo de la prensa: las personas encargadas directamente de la
actividad deben manejar la prensa, emitir una nota de prensa en caso de que sea necesario.
– Recibimiento protocolar: designar a una persona encargada de recibir a
la entrada de la institución a los invitados y de acompañarlos al salón.
– Otros puntos importantes a tener en consideración:
- Los baños deben contar con una higiene óptima, debe haber una persona fija encargada de su constante limpieza.
- La seguridad de la Institución debe tener conocimiento de la presencia de las personalidades.
- Facilitarle y reservarle parqueo a los invitados harán que su visita sea mucho más agradable.
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