Categoría: Eventos

La primera graduación que tuve la oportunidad de organizar fue en el año 2001, fue una experiencia única por la solemnidad del acto y el nivel de detalle y planificación que se debe tener previamente para no perder el protocolo y la majestuosidad del evento.  Desde esa oportunidad he participado en la planificación de varias graduaciones para la Universidad Iberoamericana (UNIBE), teniendo varios escenarios como el auditorium de la Casa San Pablo y en otras ocasiones en la Terminal Sans  Souci, ambos escenarios en Santo Domingo. 

La graduación es el acto más solemne y más importante que una institución académica celebra, ya que presenta  a la Sociedad jóvenes que son fruto de su empeño y enseñanza. Son el reflejo de su filosofía y visión institucional. Llevar a cabo una graduación universitaria requiere de varios pasos importantes. Cada Institución debe personalizar su ceremonia, de acuerdo a sus intereses, cultura institucional, valores, etc.  

1. Lo primero que debemos considerar es la cantidad de graduandos que participarán en la ceremonia. Esta información es imprescindible al ponderar el lugar donde se llevará a cabo la ceremonia. 

2. Definir el lugar es de suma importancia para el buen desenvolvimiento de la ceremonia. Para seleccionar el lugar, debemos tomar en consideración:

• Amplitud suficiente para colocar una tarima, que será el punto  focal más importante del evento.
• Salón o salones contiguos para la organización de graduandos.
• Salón para las sesiones fotográficas de los estudiantes y sus familiares
• Área de parqueo amplia 
  
  

3. Seleccionar la fecha del evento de acuerdo a los reglamentos de la Institución académica. Cada institución tiene definida una fecha para llevar a cabo la ceremonia, en ocasión de su aniversario u otra fecha que considere importante, a final de año o de semestre académico o año escolar. 
4. Invitaciones. Se deben limitar la cantidad de invitaciones por estudiante, es una  manera de controlar el flujo de los asistentes. 
5. Reunión con los estudiantes y/o tutores.  Es imprescindible una reunión con antelación con los participantes, donde se de a conocer los lineamientos de la ceremonia: 

• La hora en que deben llegar los graduandos 
• Entrega de las invitaciones
• Regulación y requerimientos sobre fotógrafos y video
• Vestimenta
• Sugerencia para alquiler de traje académico (indicar los colores de la esclavina) 

6. Decoración y montaje.  El principal punto focal de la ceremonia es el escenario donde se entregarán los diplomas a los graduandos.  Para el montaje del escenario se debe tener en cuenta: 

 

• Cantidad de personas en la (s)  mesa (s) de honor.
• Colocar flores en las mesas de honor.
• Considerar colocar dos podiums, uno para el maestro de ceremonias y otro para los discursos. 
• Que el logo/escudo de la Institución sea el centro de atención del escenario.
• Marcar el piso de formal tal que se destaque el lugar donde las autoridades se deben colocar para entregar los diplomas.
• La iluminación es importante para darle majestuosidad al escenario.
• Considerar el uso de las pantallas gigantes o plasmas si el lugar es muy grande y se espera una gran cantidad de personas.
• Es importante colocar los nombres de los miembros del consejo y de los invitados especiales en los lugares que les corresponde en las mesas de honor.
• Definir el lugar donde se organizarán los graduandos; se debe identificar el área común y colocarle el nombre por carrera o facultad.
• El área donde serán tomadas las fotos, también debe ser identificada.
• El montaje y decoración del lugar debe de llevarse a cabo el día antes del evento.
• 
  7. Código de vestimenta para estudiantes. Cada institución académica tiene establecido la vestimenta que deben llevar los estudiantes. En la mayoría de las universidades se utilizan las togas y birretes, la esclavina se lleva de acuerdo a la carrera. En la Universidad Iberoamericana (UNIBE), donde trabajo, se hace de la siguiente manera: 
• Facultad de Ciencias de la Salud (Medicina, Odontología): Amarilla 
• Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (Administración de Empresas, Hotelería y Turismo, Mercadeo): Naranja 
• Facultad de Ciencias Tecnológicas (Ingenierías): Blanca
• Facultad de Artes (Arquitectura, Diseño de Interiores, Comunicación Publicitaria): Azul Claro
• Facultad de Ciencias Humanas: (Psicología, Educación):  Morado o Púrpura
• Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas: rojo bermellón

** Cada centro educativo tiene sus lineamientos, en cuanto al color de las esclavinas. Se le debe recalcar a los estudiantes que la graduación es una ceremonia solemne por lo que su vestuario debe ser semi formal.  

• En las damas se requieren de vestidos, no pantalones, que no sean muy vistosos, zapatos negros cerrados. 
• En los caballeros, pantalón negro, camisa blanca y corbata, zapatos negros.

8. Indumentaria para académicos. Para darle un aspecto más solemne, las autoridades académicas, en muchas instituciones, se visten con trajes académicos, los llamados togas y birretes, y las esclavinas de acuerdo a su carrera.
A los invitados especiales que serán parte de la ceremonia, se les debe avisar con antelación que serían vestidos con trajes académicos, si es el caso. 
9. Invitados especiales. Es de suma importancia estar informado sobre los invitados especiales que asistirán a la ceremonia. Las autoridades deben definir si estos invitados deben sentarse en la mesa de honor o en las primeras filas de asientos reservados, o si ofrecerán un discurso.
10.Maestra de ceremonias. Se debe seleccionar una maestra de ceremonias que se identifique con la misión institucional y que ofrezca una gran solemnidad al evento. 

11. Fotos  y Video. Contratar un fotógrafo profesional para capturar los momentos más importantes de la ceremonia y que las mismas sirvan para las memorias de la Institución.    

12. Programa.  Se debe hacer un programa de mano, donde aparezcan:

• Introducción 
• Historia de la Institución/ Himno de la Institución
• Agenda de la ceremonia (Himno Nacional, resolución académica, discurso estudiante, entrega de diplomas, reconocimientos, discurso rector, juramento, himno de la institución)
• Nombre de los graduandos por facultad con sus honores académicos
• Reconocimientos especiales
• Otra información que la institución desee resaltar 

13. Ceremonial.  El ceremonial es el guión que será utilizado la maestra de ceremonias y donde estará incluido todas las incidencias del evento. 

14. Los Radios portátiles  son indispensables para el éxito del evento, son una manera fácil y rápida y comunicarse entre el personal que colaborar para el evento.
15. Se debe identificar el personal de apoyo (staff) que estará colaborando antes, durante y después de la ceremonia. Deben ser personas con actitud positiva y receptivas, los días de una ceremonia de este tipo se manejan gran cantidad de personas.  Algunas recomendaciones:

• El personal debe conocer el lugar con antelación a fines de hacer un reconocimiento del lugar y familiarizarse.
• Hacer una reunión con el staff  con anterioridad para definir las funciones, de acuerdo a los conocimientos y aptitudes.
• Es importante contar con acomodadores dentro del salón.
• Se debe estimar la dieta y transporte del personal. 
• Uniformar al personal nos ayudará un toque de organización y elegancia al evento

16.Ambulancia.  En eventos que involucren muchas personas, siempre es importante contratar los servicios de una ambulancia para cualquier eventualidad. 
17.Alimentos y bebidas.   Se sugiere contar con bocadillos para luego de finalizada la ceremonia para los miembros de la mesa de honor, es una forma de agradarlos por asistir al solemne acto. 
18. Seguridad. Las graduaciones son actos que manejan gran cantidad de personas por lo que es necesario contar con un personal de seguridad que vele por la integridad física de los asistentes.
19. Prensa. Dada la transcendencia de una graduación, siempre es  recomendable que se invite a la prensa a dar cobertura del evento.  Se debe hacer un listado de los periodistas a invitar y enviar la invitación con una semana o diez días de antelación.  

• Es importante redactar una nota de prensa que incluya la cantidad de graduandos, las autoridades académicas asistentes,  los reconocimientos, así como fragmentos de los discursos pronunciados.
• En la ceremonia se debe designar una persona encargada de recibir a la prensa y de entregarle la nota de prensa. 

Para mayor información sobre precedencias y otros temas protocolares visitar www.protocolo.org

Cuando estamos el proceso de planificación de un evento siempre debemos estar pendiente del tipo de bebidas con los que nos gustaría agradar a nuestros invitados, las cuales deben estar en consonancia con los alimentos que vamos a brindar.  Se debe contar con una variedad de bebidas para satisfacer el gusto de nuestros invitados. 

Cumpleaños de niños:  por la naturaleza del evento es común el brindis dejugos, refrescos y agua para los más pequeños.  Para los adultos, dependerá de nuestro presupuesto si nos interesa brindar otro tipo de bebida como cerveza, fruit punch o sangría. 

Eventos corporativos e institucionales.
Para los eventos corporativos generalmente se bridan vinos, refrescos, fruit punch,  agua. El brindis de tragos de whisky, vodka dependería del tipo de evento o del presupuesto de la compañía para tales fines.
Cuando se organizan eventos corporativos, se debe tomar en consideración montar mesas que funcionen como bar en un lugar que no esté a la vista de los invitados. Esta mesa será utilizada por los camareros para organizar las bebidas, la cristalería y el hielo.

Eventos personales:  para este tipo de eventos tenemos la libertad de poder decidir las bebidas, dependiendo del ambiente que le queramos impregnar a nuestra actividad.  Diversos tipos de cafés, vinos,  margaritas, mimosas, ponches,  sangrías, existen una gran cantidad de bebidas para seleccionar. 

En este blog, Cócteles Bebidas, podrás encontrar recetas de bebidas para diversas actividades   y también el website Bebidas y Tragos. Para la preparación de una rica sangría visita Recetas Gratis.

Sobre el uso los diferentes tipos de vinos visite www.protocolo.org a revista Gastronomía Mediterránea en su artículo “Cómo casar vino y comida”  nos explica los vinos que deben ser utilizados con cada tipo de comida. 

Es imprescindible el uso correcto de la cristalería para los eventos que estemos organizando.  A continuación una gráfica del libro “Los Buenos Modales en el Comportamiento Social” de la autoría de Víctor Francisco García Alecont. (Pagina 154) que ilustra el uso que se le debe dar a la cristaleria.

Sugerencias:
-También tener pendiente solicitar hielo para las bebidas y las servilletas (5 servilletas por persona) que serán utilizadas. 
– Al momento de planificar el evento, debemos considerar que las copas y vasos deben
ser,  mínimo, el doble de los invitados. 
– Si se utilizarán camareros se deben tener bandejas al igual numero de camareros

Desde hace unos días, la Institución a la que pertenezco ha sido sede de las reuniones de los  jueces que fueron seleccionados para uno de los tribunales de las altas cortes.

En el momento que supe que tendríamos este privilegio, procedí a hacer un checklist de todo lo que deberíamos tomar en cuenta en una reunión de este nivel ya que el tiempo que contábamos para organizarnos era muy poco: 

– Salón de reuniones: una vez definido el salón, verificar las condiciones del mismo:

1. Revisar los bombillos 
2. Que las paredes lucieran impecables 
3. Que el aire acondicionado estuviera funcionando a máxima capacidad
4. Además, qué tipo de audiovisuales sería necesario?
5. Colocar los nombres de los participantes en la mesa, ya que existe una precedencia establecida. Sugerencia:  Presidente en la cabeza la mesa, primer sustituto a su derecha y segundo sustituto a la  izquierda del presidente y los demás, alternarlos, de acuerdo a su edad. Por razones protocolares, es importante tener pendiente que la persona que preside la reunión no debe estar de espaldas a la puerta,  ya que debe ver quien entra al salón, hasta por razones de seguridad.

   – Un Salón contiguo para asistentes de las personalidades que estarían en el pleno, en este salón se dispuso de:

1. Escritorios y sillas
2. Teléfono
3. Acceso a Internet
4. Impresora- fotocopiadora
5. Material gastable: hojas, lapiceros, folders, grapadoras.
6. Un técnico en informática disponible

– Alimentos y bebidas

1. Coffee Break: tener disponible refrigerio ligero, además de café, agua, jugo, te, azúcar regular y de dieta.
2. Almuerzo: cuando estas reuniones son de larga duración, la selección de los alimentos debe consistir en opciones ligeras  ya que generalmente los participantes continúan trabajando.
3. Habilitar un área para el almuerzo
4. Hacer la coordinación del almuerzo del personal de seguridad y choferes.
5. Camareros disponibles, aunque muchas de estas reuniones son a puerta cerrada los camareros serán indispensable para organizar coffee break y servir el almuerzo  y las bebidas.   

– Manejo de la prensa: las personas encargadas directamente de la
actividad deben manejar la prensa, emitir una nota de prensa en caso de que sea necesario.   

– Recibimiento protocolar: designar a una persona encargada de recibir a
la entrada de la institución a los invitados y de acompañarlos al salón.

– Otros puntos importantes a tener en consideración:

1. Los baños deben contar con una higiene óptima, debe haber una persona fija encargada de su constante limpieza.
2. La seguridad de la Institución debe tener conocimiento de la presencia de las personalidades.
3. Facilitarle y reservarle parqueo a los invitados harán que su visita sea mucho más agradable.

Hace unos días la institución para la cual trabajo inició la celebración de  su Trigésimo Aniversario razón por la cual propuse que las festividades iniciaran con una Misa de Acción de Gracias, donde podríamos agradecer al Altísimo por todas las bendiciones recibidas a lo largo de los años. 

Decidimos llevar a cabo la celebración en la Catedral Primada de América ya que la misma le daría un matiz de solemnidad, cualidad que resaltaría esta importante celebración.

El primer paso fue enviar una carta al Arzobispado de Santo Domingo, con dos meses de antelación,  solicitándole el permiso para utilizar La Catedral en la fecha acordada. Contacto: Arzobispado de Santo Domingo La Católica 55 – Santo Domingo.

Luego de confirmada la fecha, procedimos a visitar la iglesia y reunirnos con las personas encargadas de la logística y coordinar aspectos sobre: hora de montaje, selección del sacerdote celebrante, colaboración, entre otros temas.

El Coro Luego de ser aceptada nuestra solicitud y confirmada la fecha,  iniciamos nuestra búsqueda de una muy buena opción de conjunto de voces que fueran a complementar de manera solemne la ceremonia. Contactamos el Coro de La Catedral, dirigido por el Maestro José Delmonte, el cual hizo una majestuosa presentación en todos los cánticos que interpretaron.

 

Los Invitados
Hacer una lista de los invitados es esencial para determinar la cantidad de invitaciones que se deben elaborar  para la ceremonia.  Los invitados deben ser personas relacionadas a la Institución y también se deben incluir en la lista  a aquellos que tienen un vínculo especial desde sus inicios. La lista podría variar según nuestros intereses:

–       Accionistas

–       Fundadores

–       Funcionarios o autoridades de la Institución

–       Empleados

–       Relacionados

–       Ministros de Estado

–       Otros

 

Las Invitaciones
Una invitación para una ceremonia solemne como es una misa debe ser sobria, con un diseño simple y que no contenga colores llamativos. Visitamos Unigráfica, en búsqueda de opciones, con un mes de antelación a la misa y para así conocer  los diseños posibles para la invitación, la cual sería la carta de presentación de nuestra celebración.  Recibimos muy buen servicio y el diseño y la calidad del material en que fueron elaboradas las invitaciones dio el toque de formalidad que ameritaba la ocasión.

 

Decoración
Por lo general, las celebraciones en las iglesias no contemplan una decoración muy elaborada. Nathalie Dominguez y Asociados se encargó de la sutil decoración de la Iglesia, con unos arreglos florales en rosas, licianthus y boquitas de dragón.  Para este tipo de celebraciones no es recomendable decoraciones suntuosas ya que las organizaciones deben conservar su formalidad y la institucionalidad que representan.

elebraciónEn nuestro Departamento se llevaron a cabo las reuniones con uno de los sacerdotes que serían responsables de la celebración para coordinar todo lo relacionado al programa que llevaríamos a cabo.  

–       Monición de Entrada

–       Primera Lectura

–       Salmo Responsorial

–       Segunda Lectura

–       Evangelio

–       Homilía

–       Oración a los fieles

–       Ofertorio

–       Palabras de Acción de Gracias

Colaboradores
Se debe seleccionar con anterioridad las personas que serán responsables de leer las lecturas durante la ceremonia, de esta manera su intervención lucirá más natural y se pueden prevenir los nervios para aquellos que sufren de ‘miedo escénico’.  La selección de estos colaboradores dependerá de las intenciones y la misión de la Institución, en nuestro caso seleccionamos familiares de nuestro Fundador, empleados y docentes de más antiguedad, estudiantes. Antes de empezar  la ceremonia debemos ir colocando a los colaboradores que serán parte de la ceremonia en un lugar determinado, de tal manera que podemos instruir sobre su participación en caso de ser necesario.

Fotógrafo
Siempre es importante que momentos memorables de una institución queden plasmados para futuras memorias o recordatorio, Fuente Externa se encargó de capturar los momentos más solemnes de la ceremonia. Contacto:  Fuente Externa, Arismendy Lora,  809-225-6645 

Protocolo en los invitados especiales
Se debe definir quiénes son los invitados que denominaremos como ‘especiales’, ya que es recomendable reservar asientos dentro de la iglesia para aquellos que nos gustaría agradar. En la entrada de la Iglesia debemos colocar ‘anfitrionas’ debidamente entrenadas y uniformadas, que identifiquen estos invitados y los coloque en los asientos correspondientes.

Para llevar a cabo un evento de lanzamiento de nueva empresa o de un nuevo servicio o producto no debemos ser expertos en mercadeo o en áreas afines, solo debemos tener en consideración los pasos descritos aquí  y de seguro su evento será un éxito!

A medida que vaya desarrollando cada uno de los pasos, les pondré de ejemplo un evento que organizamos hace unas semanas con motivo del lanzamiento de un proyecto familiar que desde hace unos meses veníamos dándole forma.  

Primer Paso: ¿Qué quiero hacer con mi empresa?
Lo primero que debemos definir son los servicios que se van a ofrecer a través de la empresa, los objetivos, misión y visión; así como los elementos diferenciadores de compañías similares en el mercado.   

En nuestro caso: el propósito de la compañía es ofrecer servicio de asesoría y consultoría legal,  coordinación y supervisión de procesos legales con altos niveles de complejidad.

Segundo Paso: Creación de la identidad corporativa
Nombre de la compañía. Se debe seleccionar un nombre que sea atractivo, de fácil recordación y  que vaya acorde con los objetivos de la empresa.

En nuestro caso: Jorge Subero Isa, Consultores y Asesores Estratégicos Logo: diseñar el logo de la empresa es de suma importancia, ya que será el encargado de transmitir la personalidad de la misma, la carta de presentación ante el mundo exterior.

 

 

En nuestro caso: contactamos al diseñador gráfico Héctor Frías  (829-872-1921/ hfrias04@gmail.com) para que nos diseñara un logo sencillo, elegante y que transmitiera confianza y solidez. 

Slogan. Elaborar un slogan de la compañía consiste en una frase corta y sencilla que transmita de forma rápida las bondades del producto o servicio. 

En nuestro caso: Utilizamos el slogan «Una opinión siempre es importante. Nosotros se la ofrecemos».

A continuación les remitimos unas guías que le servirán para la elaboración de slogans: Webmaster y Consultor Web. 

Tercer Paso: ¿Cuánto voy a invertir en el evento?
Uno de los pasos más importantes es definir el presupuesto para el evento, de tal manera se pueden prevenir gastos innecesarios y nos permite trabajar organizadamente.
 
Cuarto Paso: Lista de invitados
Definir los invitados es primordial.  Contabilizar desde el inicio la cantidad de potenciales clientes, relacionados, empresarios, profesionales, autoridades que serán invitadas nos ayudará a tener una visión amplia sobre la planificación de nuestro evento.  

Es importante tener en consideración si se tendrá la presencia de invitados especiales, como al cuerpo diplomático y consular, autoridades gubernamentales. Esta confirmación debe hacerse con antelación, ya que dentro del programa del evento debe haber un momento para el saludo a estas personalidades.

Para el éxito de un evento es imprescindible llevar a cabo la labor de confirmación a cada una de las personas que enviamos invitaciones, esto será un termómetro de la asistencia que tendremos en el evento.

En nuestro caso: hicimos una selección de 230 abogados, empresarios, personalidades, embajadores y relacionados que serían invitadas, donde esperaríamos la presencia de un 80% de los invitados.

Quinto Paso ¿Dónde será el evento?
Para definir el lugar debemos inicialmente identificar el concepto del evento y el propósito del mismo, la hora del evento y su duración; tener  ideas sobre la decoración, la cantidad de invitados; de igual manera debemos decidir si los invitados se mantendrán de pie o se proveerán asientos.  De igual manera, al momento de seleccionar un lugar debemos tomar en consideración:

    •    Facilidades para alimentos y bebidas
    •    Cristalería
    •    Facilidades eléctricas
    •    Camareros
    •    Costo del descorche en caso de proveerles las bebidas al hotel
    •    Posibilidad de llevar bares de patrocinadores (en caso de ser necesario)
    •    Disponibilidad de sillas, mesas, sonido, tarima.
    •    Parqueos
    •    Valet Parking

En nuestro caso: desde el inicio tuvimos claro que la idea era hacer un evento sencillo a la vez que elegante, ponderamos varias opciones hasta que visitamos el Hotel Occidental El Embajador y decidimos que era la opción ideal  para un evento que tendría una duración de dos horas (de 7:00 pm a 9:00 pm).  Definimos con el Hotel nuestras necesidades, seleccionamos el menú de alimentos y bebidas a ser bandejeados, luego de concluido el programa de presentación.  

Sexto Paso ¿Debo seleccionar un menú de alimentos y bebidas?
El brindis es muy importante al momento de planificar un evento. Existen una gran variedad de suplidores que nos pueden dar un buen servicio en este sentido. Generalmente los hoteles y restaurantes no cobran por el alquiler del salón, pero los alimentos deben ser ordenados dentro de las opciones de menú que ofrecen, desde tradicionales hasta sofisticados. Seleccionar 5 o 6 opciones de alimentos son suficientes para un evento. 

Las bebidas también dependerán del presupuesto del evento. En un post anterior podrá tener idea sobre la importancia de las bebidas en los eventos.
 
Séptimo Paso ¿Cómo invito a mis relacionados?

«La primera impresión es la que cuenta». Definitivamente las invitaciones le darán a los invitados una idea del tipo de evento, es por esto que la mismas deben ser seleccionadas cuidadosamente y ser diseñadas de acuerdo al propósito del evento. Al momento de personalizar las invitaciones siempre me ha parecido elegante utilizar un pendolismo con tinta negra o gris, dependiendo del tipo de invitación. El uso de labels debe ser para invitaciones informales, en caso de que resulte complicado imprimir los sobres directamente.

En las invitaciones se debe colocar un numero de teléfono con las siglas RSVP, las cuales significan répondez s’il vous plaît en francés, para que los invitados tengan la posibilidad de llamar para confirmar su presencia o para excusarse en caso de no poder presentarse.

En nuestro caso: ya conocíamos de la profesionalidad de Unigráfica (809-227-9209), por tal razón nos reunimos una vez más  con ellos y les explicamos el concepto general de nuestro evento y los resultados fueron unas invitaciones muy elegantes y adecuadas para la ocasión.

Octavo Paso ¿Qué tan importante es la decoración?

 

 

A través de la ambientación que se logre en el establecimiento seleccionado, los invitados podrán transportarse al servicio que se ofrecerá en la nueva empresa. Una vez definido el  lugar, se deben seleccionar los suplidores para el montaje y la decoración.  Una reunión inicial debe ser con el suplidor seleccionado para la decoración donde se le explique cuál es el objetivo del evento, el tipo de invitados que serán parte del evento, el lugar seleccionado, y el presupuesto establecido. En la reunión con los suplidores deben tomar en cuenta:

    •    Lugar seleccionado
    •    Colores a utilizar
    •    Proveer el logo de la empresa o del producto
    •    Cantidad de invitados
    •    Tipo de invitados
    •    Si el evento será de pie o sentado
    •    Definir la escenografía
    •    Iluminación
    •    El uso de hostess o anfitrionas
    •    Programa del evento (definir si se utilizará presentaciones como apoyo)
    •    Uso de audiovisuales (micrófonos, pantallas, sonido)
    •    Musica en vivo o DJ
    •    Uso de salas tipo lounge y/o mesas de apoyo; mesas de dulces
    •    El tipo de alimentos a ofrecer (definir si habrán mesa de buffet)
    •    Material promocional o POP a distribuir

Los decoradores deben estar claro sobre el Presupuesto a invertir en el evento, de esta manera se trabaja de una manera más sistematizada y se puede optimizar el mismo.

En nuestro caso: seleccionamos suplidores los cuales ya hemos tenido la experiencia de su profesionalidad, buen gusto y responsabilidad.  Nathalie Dominguez & Asociados (809-222-4943) y VIP Audiovisual (829-421-4770), a quienes les explicamos a nuestras intenciones de hacer un evento sencillo, pero a la vez elegante, comentamos que contaríamos con embajadores, importantes empresarios, abogados y profesionales de varios sectores. De igual manera, les explicamos sobre el breve programa que estaríamos llevando a cabo y los recursos audiovisuales que necesitaríamos.
 
Seleccionamos los salones El Embajador II y III para llevar a cabo el evento, los cuales se convierten en un solo gran salón. Al tratarse de un evento de pie, y esperar unas 150 personas, utilizamos la escenografía para disminuir un poco el salón y  aprovechar aproximadamente un ¼ del salón para utilizarlo para equipos de sonido, salida de los camareros, entre otras cosas.

Los colores del logo son azul y gris, por tal razón eran los colores que nos interesaban que predominaran en el salón. Fue ambientado por dos salas tipo lounge  de muebles blancos y seis mesas altas de apoyo blancas, las cuales fueron alquiladas por Nathalie Dominguez y Asociados en Janet Rivera.
 
En las salas fueron colocadas pantallas plasmas que servian para proyectar la presentación institucional de la compania. 

Tanto las salas como las mesas de apoyo fueron complementadas con hortensias blancas y azules y rosas.  La escenografia fue elaborada por VIP Audiovisual, quienes diseñaron paneles en tela azul y gris que dividian todo el salón, con el logo en alto relieve en ambos lados. 

 

 

El spot  principal era el centro de la escenografía donde se encontraba la tarima, con un podium acrílico transparente y una pantalla gigante detrás donde se proyectaba una presentación mientras los invitados hacian su entrada.

Luces azules bañaban el escenario y el salón.
 
Noveno paso: Plasmar el momento
Fotógrafo y video: la contratación de ambos servicios es esencial tanto para el historial de la empresa como para los servicios de relaciones públicas post evento.

En nuestro caso, Arismendy Lora de Fuente Externa (www.mendyenfiguereo.com) (809-225-6645) nos hizo las fotografías.

Décimo paso: Dar a conocer el evento
Prensa. Una de las razones más poderosas para un acto de lanzamiento , independientemente de acercar lazos con relacionados y profesionales, es dar a conocer los servicios a los medios de comunicación. Es por esto, que las invitaciones a la prensa deben ser planificadas con un tiempo prudente de antelación. Hacer una lista de los medios de comunicación que nos interesa invitar, tanto de televisión, periódicos, revistas sociales, revistas especializadas, programas radiales, líderes de opinión, medios digitales, hasta bloggeros y twitteros.

Las invitaciones deben ser enviadas por lo menos con diez dias de antelación a la prensa, y hacer confirmaciones tres días antes y el recordatorio de asistencia de los medios el día antes.

Se debe tener a mano la invitación digital, en caso que algún medio no haya recibido la misma fisicamente, se remite digital a su correo electrónico.
Muchos eventos son colocados en las Agendas del Dia de los periódicos, en caso de interesarnos debemos enviar la información del evento a la persona encargada de la Agenda del Dia de cada medio el dia antes.

La redacción de la nota de prensa es imprescindible ya que todos los reporteros solicitarán la misma una vez lleguen al evento, debe haber una persona que se encargue de recibir a los medios de comunicación, de hacerle entrega de la nota, de gestionar cualquier entrevista que sea necesaria y de ayudar a los reporteros a identificar los ejecutivos principales del evento.

Es necesario que la persona encargada de los medios de comunicación lleve una relación de los reporteros asistentes, con su teléfono, correo y al medio a que pertenecen. Es una forma de darle seguimiento a la publicación del evento.
 
Monitoreo. Se debe tener en consideración que se debe monitorear todas las publicaciones que salen en los medios de comunicación, información que servirá como base para la historia de la compañía.  Existen compañías que se dedican a este servicio, de todos los medios de comunicación.
 
En nuestro caso, contratamos los servicios de Milagros Escarramán (829-907-6054), quien organizó el listado de los medios de comunicación según el propósito del evento, hizo envío de las invitaciones, confirmó a los medios y los asistió durante el evento.
 
….que más debemos tomar en cuenta?
 

– Maestría de ceremonia.  La labor de la maestría de ceremonias muchas veces no se tiene contemplado hasta último momento y siempre es bueno tenerlo definido con un tiempo prudente de antelación. La persona seleccionada para ser maestra de ceremonias de un evento, debe ir con el perfil de la empresa o del producto: de aspecto juvenil, o adulto y más formal, o más bien juvenil y divertido. Los responsables del evento deben de reunirse la persona seleccionada por lo menos con 15 días de antelación para presentarle el programa diseñado y de esta manera la o el maestro de ceremonias tiene tiempo suficiente para prepararse e investigar, en caso que sea necesario.
 
– Programa del evento. Generalmente los eventos de lanzamiento tradicionales tienen una duración de dos horas, es por esto que el programa debe ser corto y atractivo, donde las palabras centrales sea precisas y que describan los servicios o productos a presentar. Los videos hacen más dinámicas las presentaciones.
 
– Presentación y Pagina web. Durante los eventos de lanzamiento, que se presentan nuevos productos o servicios, los organizadores se apoyan en presentaciones dinámicas que describen los servicios, asi como la pagina web y las cuentas de las redes sociales. El diseño de la presentación del evento y de la pagina web debe ir en consonancia con la imagen corporativa de la empresa.
 
Este tipo de recursos le da movimiento al salón donde se lleva a cabo el evento.
 
En nuestro caso contratamos a Rodrigo Daniel para que nos hiciera la presentación y la página web de la compania.
 
-Guión del evento: la organización del evento dependerá de la coordinación que logremos entre todos nuestros suplidores y colaboradores. Para lograr tal sincronización es necesario hacer un guión donde se describan resaltando la hora de cada uno de los pasos que tendrán lugar el día del evento, junto al responsable. Se debe llevar a cabo una reunión con todos los involucrados con la finalidad de repasar el guión en caso de que existan inquietudes.
 
-Parqueos: es necesario estar conscientes de la disponibilidad de parqueos que existen en el lugar donde llevaremos a cabo el evento. En los hoteles  y mayoría de restaurantes existen Valet Parking, pero es importante conocer las facilidades en este sentido y estar preparados para cualquier eventualidad.

Otros aspectos que debemos tener pendiente a la hora de preparar un lanzamiento son las posibilidades de lluvia, si tenemos la posibilidad de tener sombrillas si es necesario, línea de recibo con los anfitriones del evento, el uso de las redes sociales antes, durante y después del evento; el uso y entrenamiento de anfitrionas para el recibimiento de los invitados; material promocional que se distribuirá entre los invitados. 

Les dejo con un link sobre Los 12 pasos para lanzar un producto con éxito:

 

Para un evento podríamos tener diversos propósitos, pero el objetivo final es la proyección de nuestra imagen o de la empresa.

Cuando nos disponemos a planificar un evento hacemos una visualización general del mismo, hacemos un brainstorming o lluvia de ideas para ser innovadores y realizar un evento que sea memorable para nuestros invitados, ya sea un evento personal o corporativo  Para un evento podríamos tener diversos propósitos tales como presentar un nuevo producto o servicio y agradar a clientes o relacionados, pero al fin de cuentas nuestro propósito final es la imagen que proyectamos de nosotros mismos o de nuestra empresa. 
Es por tal razón que hoy me animo a escribir este post ya que no sólo debemos enfocar nuestros esfuerzos en planificar tareas propias de la logísitica del evento, sino que cada una de las decisiones que tomemos con respecto al evento va acorde con la imagen que vamos a proyector durante el mismo. Aquí comparto algunos detalles que deben de tener pendiente a la hora de planificar un evento:
Lugar: la selección del salón o del lugar donde se llevará a cabo el evento debe estar en perfecta condiciones físicas, pintura, pisos, jardines. En caso de el lugar no se encuentre en óptimas condiciones debemos tomar en consideración hacer esfuerzos adicionales a la hora de planificar la ambientación del mismo y que los defectos que pudiera tener el salón sean disimulados con escenografía, telares, juegos de luces, son infinitas las opciones de decoración.
Invitaciones: La creatividad en el diseño de la invitación y su material, el sobre, la forma de colocar el nombre del invitado en el sobre son elementos fundamentales que crearán la primera impresión del evento. Muchas personas suelen utilizar labels o etiquetas, por la rapidez y por comodidad en imprimirlos; en mi opinión las labels no son adecuados para ningún tipo de invitación ya que le resta elegancia a las mismas.
Confirmación de participación (RSVP):  Es usual que las invitaciones tengan un número de contacto con la finalidad de confirmar la participación del invitado, o en algunos casos hay eventos tienen websites para RSVP. Es de buen gusto que los invitados confirmen su participación en el evento, pero en caso de que no ocurra la compañia designará a una persona, con un script o guión bien establecido para llamar a los invitados a confirmar su honorable presencia. La persona designada debe tener pleno conocimiento del evento, en caso que surjan preguntas por parte de los invitados.
Maestro de ceremonias o presentador: Muchas veces no nos damos cuenta del impacto que puede causar en los asistentes el o la maestro de ceremonias en nuestro evento. Debemos seleccionar una persona que se identifique con la marca; si es una persona reconocida debemos tener en cuenta que sus actuaciones en el día a día vayan acorde con la misión de la empresa. Puede pasar que contratemos a una persona que está de muy de moda en nuestro país y no nos percatamos que su  trayectoria es controversial y no van de acuerdo a nuestros propósitos corporativos.
Materiales impresos a distribuir: Al igual que la invitación debemos supervisar la calidad del diseño, del material y de la impresión de los materiales a distribuir. En el Mercado existe gran variedad de materiales que se adaptan a todo tipo de eventos y existen imprentas a muy buenos precios con un rápido servicio.
Anfitrionas: Siempre he considerado que las anfitrionas o hostess en los eventos son muy importantes ya que son quienes reciben a nuestros invitados y les dan la bienvenida. Debemos ser muy cuidadosos al momento de seleccionar tanto a las anfitrionas como el ajuar que llevarán puesto el día del evento. Generalmente son chicas, por lo que se debe cuidar de que el peinado y maquillaje sea un buen complemento con su presencia; al mismo tiempo se le debe instruir con días de antelación sobre el propósito de la actividad, y de cuales son nuestras expectativas con su trabajo de anfitriona: recibir a los invitados con una sonrisa, conocer la ubicación de los baños, distribución de material o souvenirs, entre otras funciones.
Sólo en los eventos muy protocolares se suele utilizar líneas de recibo, donde participan los principales ejecutivos de la empresa.
Prensa: Hacemos eventos para que salgan en los medios, o no?Definitivamente la respuesta será positiva en un 99% de mis lectores.  La prensa es una gran aliada de los gerentes de comunicaciones o de relaciones públicas de las empresas. A través de los medios de comunicación es que conocemos sobre los eventos que se realizan en diversos sectores. Es por tal razón que debemos ser extremadamente cuidadosos en el manejo de los medios de comunicación y designar a una persona o un equipo de personas que trabaje exclusivamente en ello. Básicamente el equipo asignado será encargado de la convocatoria a través del envío de invitaciones físicas, seguimiento por correo electrónico y llamadas, redacción de nota de prensa, entrega de nota de prensa durante el evento, envío de nota de prensa post evento, y al finalizar la gestión de medios enviar una nota agradeciendo su apoyo durante la actividad.  Debemos recordar que la nota de prensa debe contar con una buena impresión, con el logo de la compañia, folders y un dispositivo con fotos (USB, CD, DVD) en caso de que sea necesario.
Organización del evento- Elaboración del Guión La fluidez con la que se desarrolle el evento será indispensable para una buena imagen. Es por ello que recomiendo trabajar con un guión detallado donde se indiquen las horas desde el inicio montaje hasta la llegada de los invitados y el programa completo de la maestro de ceremonias. Todos los detalles deben quedar por escrito, siempre asignando responsables en cada uno de los puntos.  El guión debe ser elaborado y socializado con todas las personas que estén involucradas en la actividad, esto asegurará que todos están comprometidos con los tiempos acordados. 
Souvenirs: los regalitos o souvenirs que se obsequien durante el evento deben llevar una relación directa con el evento, y que tengan un significado para el invitados.  Por ejemplo, si el evento es un lanzamiento de un torneo de golf un regalito para los invitados como un set de bolas de golf con el logo de la compañía es un regalo que se apreciará  y de seguro sera conservado por ellos.
Personalidades distinguidas: El event planner debe conocer el listado de las personas invitadas en caso que existan personalidades distinguidas como embajadores o miembros del cuerpo diplomático, ministros, ex presidentes, empresarios de alto nivel u otra personalidad de importancia. A estas personalidades se les ofrece un tratamiento especial dada su investidura y muchas veces se les agradece su presencia en la introducción del evento. 

Alimentos y Bebidas: como parte de la planificación estratégica la forma de colocación de los alimentos debe ser atractiva, la visual juega un papel muy importante en los eventos.  Es buena idea hacer estaciones de diversos tipos de alimentos, como estación de quesos, estación de cafés, entre otras; o simplemente una buena selección de bocadillos que sean de fácil manejo.
Es además, un buen detalle que las servilletas de las bebidas tengan el logo de la compañía, esto le dejará muy buena impresión entre los invitados y la marca se resaltará.  

Audiovisuales: En caso que se tenga pensado proyectar una presentación o video se deben colocar las pantallas en lugares estratégicos para que el público presente tenga la oportunidad de disfrutar del material. Se deben hacer las pruebas y ensayos con antelación, a fines de confirmar que las imagenes se visualizan de manera correcta y el sonido funciona a la perfección. Es de suma importancia el sonido en un evento, ya que si los invitados no pueden escuchar con claridad las palabras centrales el mensaje que se quiere transmitir durante el evento perderá importancia e impacto.

Estos son solo algunos detalles para tener en cuenta al momento de organizar un evento, ya que bien coordinados nos ayudarán a mantener o a construir una imagen adecuada.

Rochelli 

“Las relaciones públicas consisten en el proceso estratégico de comunicación que construye relaciones mutuamente beneficiosas entre las organizaciones y sus públicos”.  Public Relations Society of America (2012, PRSA)

Mi primera experiencia laboral la inicié en septiembre del 1997 en el Departamento de Relaciones Públicas de la Suprema Corte de Justicia de República Dominicana. Aunque mis inicios fueron como auxiliar de este Departamento, desde ese momento me apasioné con las Relaciones Públicas y el impacto que éstas podían hacer a favor de la Institución o de la empresa a través de diversas estrategias. 

A través de las Relaciones Públicas se puede llegar a hacer la diferencia en la reputación de las empresas, y ese siempre ha sido mi norte: ser un ente de cambio en las empresas donde he tenido la oportunidad de ser parte. 

Aquí  es la segunda de las presentaciones que compartiré con mis lectores, la primera “El Personal Branding” ha tenido una gran acogida en este blog.

Hace unos meses me pasé mis vacaciones de verano en la Florida con mi famlia. Nuestra agenda incluía lugares mágicos como los parques de Disney World, Sea World y Lego Land, así como muchos otros de interés para mis pequeños tesoros.
Durante nuestro recorrido también visitamos lugares como el famoso restaurante temático Rainforest Café, el emblematico Starbucks, Cheesecake Factory y por primera vez fuimos a almorzar al restaurante de la muy conocida American Girl.

Cada vez que visitaba uno de estos lugares, me preguntaba: “Que tienen en común estos sitios que hacen que las personas muestren interés en visitarlas  una y otra vez?”

Entretenimiento para los niños hacen un lugar especial

Es sencillo. Son marcas concebidas para crear experiencias inolvidables para sus visitantes y que sin duda se diferencian del resto de su misma categoría.   Sin importar la ubicación de un Starbucks o Rainforest Café siempre queremos visitarlos, no siempre es el aromático café que nos tomamos o los alimentos que nos sirven que nos llevan a disfrutarlos una y otra vez.

Rainforest Cafe (Orlando)

Al llegar a estos lugares se estimulan nuestros cinco sentidos y se crean emociones: la agradable ambientación y su aroma nos atrae de una manera significativa, el servicio que nos distinguen, las atenciones con nuestros hijos, la música y los sonidos nos elevan a experimentar sensaciones significativas.
Ahora bien, el “crear experiencias” es una tarea que debemos siempre tener en cuenta a la hora de planificar un evento, ya sea personal o corporativo. Hacerlo especial, con elementos únicos quedarán, sin duda, en la memoria de nuestros invitados.
Independientemente de lo recursos financieros, un evento puede crear experiencias agradables si lo planificamos cuidadosamente, siempre tomando en cuenta los detalles y haciéndonos la pregunta “Cómo puedo agradar a mis invitados?” “Cómo puedo hacerlo sentir especiales?”
Cómo crear experiencias en un evento? Define el tema de tu fiesta
Invitación: la elaboración de una invitación atractiva y ser cuidadoso en su redacción permitirá atraer la atención de los invitados. La invitación debe incluir todos los detalles (qué, cómo, cuándo, dónde).
Invitados: invita a los personas que tengan un interés común a tu evento, de esta manera se creará una química entre los participantes.
Recibimiento: en el lugar donde se llevará a cabo el evento, define el espacio que dará la bienvenida a los invitados, utiliza flores, música, luces.
Decoración: Crea un ambiente agradable y cálido para los invitados. Realiza una exquisita selección de elementos decorativos, flores y luces.
Música: define y selecciona con antelación el tipo de música que será parte del evento.
Organización: por más pequeño que sea el evento es recomendable tener una agenda con todos los detalles del evento, desde la hora que serviremos los alimentos hasta las personas que tendrán discursos o intervenciones. Utiliza recursos audiovisuales que apoyen presentaciones, discursos, la decoración.
Alimentos y bebidas: se debe hacer una selección de A&B de acuerdo al perfil de nuestros invitados y a nuestro presupuesto. El menú debe ser balanceado y debemos tratar de evitar alimentos que puedan ocasionar alergias.  Creación de bares de diversos tipos de bebidas siempre ofrece un toque atractivo al evento, como bares de café, gin tonic, entre otros.
Dí presente en todo momento.  Como anfitrión debes estar presente hasta que nuestro ultimo invitado esté presente.

Como ven, sólo unos pequeños detalles nos ayudarán a que nuestra velada sea experiencia inolvidable, 

 

Rochelli 

Al momento de solicitar patrocinio, sugiero hacer una lista de empresas que sean afines al evento y a su público objetivo.

Cuando nos disponemos a organizar un evento, ya sea de tipo benéfico o comercial, muchas veces acudimos a solicitar patrocinio con la finalidad de que nuestra inversión económica sea mínima y así obtener mayores beneficios. En mi experiencia, he podido conocer de la importancia de tener la información necesaria para atraer patrocinadores y convertirlos en nuestros aliados, y no sólo una vez sino que mantengan la intención de apoyar año tras año. 

Al momento de proceder a acercarnos a una empresa o institución a solicitar patrocinios, debemos tener estructurada información de las ventajas tangibles e intangibles que obtendrá la empresa al apoyar el evento:  proyección de la marca, en muchos casos de su Responsabilidad Social Corporativa, exposición del producto a su público objetivo y a potenciales consumidores, entre otras. Adicional a esto,  Mundo Negocios explica «4 beneficios que obtienen una empresa al patrocinar eventos».

Los patrocinios no son “One Size Fits All”, cada tipo de empresa podrá apoyar su evento de manera particular, razón por la cual debemos organizar y presentar un paquete de patrocinio con beneficios atractivos para la empresa, junto a una carta formal papelería del evento. 

Un ejemplo de beneficios de patrocinios: 

RD$100,000 (Categoría A)

• Colocación de Stand 3 x 3 metros en Area de Exposición
• Mención como patrocinador Silver
• 10 inscripciones de cortesía
• 6 pases adicionales a la cena de bienvenida
• Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
• Derecho a distribuir material promocional en los bultos
• Banner en la página web del congreso 
• Logo en el programa de mano
• Logo en el brazalete de los participantes
• Proyección de logo en pantallas
• Menciones en las redes sociales del evento
• 1 página en la revista oficial del evento

RD$60,000 (Categoría B)

• Colocación de Stand 2 x 2 metros en Area de Exposición
• Mención como patrocinador Gold
• 8 inscripciones de cortesía
• 4 pases adicionales a la cena de bienvenida
• Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
• Derecho a distribuir material promocional en los bultos
• Banner en la página web del congreso 
• Logo en el programa del Congreso
• Proyección de logo en pantallas
• Menciones en las redes sociales del evento
• Media página en la revista oficial del evento

RD$40,000 (Categoría C)

• Mención como patrocinador Silver
• 6 inscripciones de cortesía
• 2 pases adicionales a la cena de bienvenida
• Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
• Derecho a distribuir material promocional en los bultos
• Logo en el programa del Congreso
• Proyección de logo en pantallas
• Menciones en las redes sociales del evento
• Media página en la revista oficial del evento

Existen otros tipos de patrocinio que se pueden considerar, tales como patrocinios de alimentos y bebidas, uniformes, material POP, publicidad, entre otros dependiendo de las necesidades del evento. Es importante recordar que a los patrocinadores debemos informarles sobre sus beneficios antes, durante y después del evento. 

Una vez que la empresa o la institución confirme el tipo de patrocinio seleccionado, se les debe enviar a las empresas las reglas de montaje, donde se indique sus derechos como patrocinadores, horarios,  lineamientos de montaje y desmontaje del evento. 

Finalmente, la relación con los patrocinadores siempre debe mantenerse cordial y debemos procurar cumplir con todo lo prometido a las empresas.  Agradecer, agradecer, siempre agradecer a los patrocinadores por su apoyo y su tiempo.

Qué otro tip nos puedes sugerir a la hora de solicitar patrocinio?

Rochelli

Tuve la oportunidad de tener un acercamiento con eventos relacionados al golf cuando fui parte de un destino turístico tan importante como Cap Cana,  en la inauguración de los back nine y de los front nine de Punta Espada Golf Course, también fui testigo de la inauguración del campo de golf The Peninsula en Delaware por parte del Oso Dorado, Jack Nicklaus. Asimismo, en Cap Cana fui parte del equipo que trabajó en la inauguracion de Punta Espada.  Por otro lado, también he trabajado como parte del staff que ha planificado por tres  años consecutivos un Torneo de Golf benéfico dentro de la Institución donde me desempeño como Directora de Comunicaciones.  Realmente es una  experiencia increíble y gratificante, ver que el esfuerzo y la planificación que se lleva a cabo durante meses se convierten en una gran satisfacción al ver a todos los jugadores y sus acompañantes disfrutar de un gran evento.

En nuestro País  hacer un torneo de golf es usual, es una actividad que ya muchos disfrutan sobre todo cuando se organizan pro-recaudación de fondos de instituciones y asociaciones que ayudan a los más necesitados.  

Aquí  solo les mencionaré los pasos más importantes que debemos tener en cuenta para planificar un evento de este tipo, ya que la creatividad del mismo dependerá del presupuesto de los organizadores.

Antes del evento: 
1. Identificar el motivo o la causa para lo cual estaremos organizando el Torneo, nombre de la institución o asociación que será beneficiada.

2.  Elegir la fecha.

3. Visitar varios campos de golf a fines de seleccionar el mejor que se acomode a nuestras necesidades y presupuesto. En nuestro caso, por tres años consecutivos hemos utilizado el campo de Golf Punta Espada, en Cap Cana. Este campo se encuentra en óptimas condiciones y el servicio es excelente. En República Dominicana, los campos de golf más populares se encuentran ubicados en la Región Este, que podrían ser considerados para el evento.

4. Definir la cantidad de jugadores que participarán. Es recomendable hacer un Torneo de 100 a 108 jugadores, para de esta manera asegurar una buena agilidad de los jugadores  en el campo.

5. Redactar la agenda del evento (si incluye coctel de bienvenida, desayuno, brindis de bienvenida, almuerzo o cena, fiesta cena de premiación, participación de acompañante).

6. Hacer un presupuesto de los gastos de nuestras necesidades, por ejemplo: a.     Green Fee campo de golf b.     Bultos* c.     Poloshirts de los jugadores* d.     Bolas* e.     Tees* f.      Guantillas* g.     Alimentos para premiación h.     Poloshirts del staff* i.      Transporte j.      Dietas k.     Alojamiento (en caso de ser necesario)Tip: para minimizar gastos  muchos de estos artículos (los marcados *) podrían ser gestionados a través de los patrocinadores.

7. Establecer el Green Fee (costo de participación) por jugador, el mismo dependerá de la agenda del evento.

8. Definir comités o personas encargadas de darle seguimiento a: -Aspectos técnicos (formato del juego, campo, foursomes, score cards) -Patrocinadores (elaborar la lista de los patrocinadores, paquetes de patrocinio, redacción y envío de las cartas, seguimiento) -Promoción y Jugadores (elaborar lista de jugadores, envio de invitación, recepción de formularios, seguimiento) -Eventos sociales (rueda de prensa, coctel, premiacion) .

9.  Lista de Patrocinadores. Identificar las empresas que podrían ser patrocinadoras del evento. Tener en cuenta invitar empresas de las siguientes categorías: bebidas refrescantes (refrescos, jugos, agua, energizantes o hidratantes) bebidas alcohólicas (cerveza, whisky, ron, vodka) , cigarros, automóviles (generalmente patrocinan “Un Hoyo en Uno”),  aseguradoras, corredores de seguros, bancos, agencias de viajes, lineas aéreas, periódicos, alimentos (pizza, hot dogs, helados, restaurantes, yogurt, embutidos) productos para higiene masculina , tiendas para ropa de caballeros, revista de golf y de negocios, tiendas de golf, tiendas de electrodomésticos, entre otros. Tip: debemos ser cuidadosos con los patrocinadores  ya que no debemos invitar a dos patrocinadores de una misma categoría, por ejemplo Coca Cola y Pepsi, ya que son competencias.

10.  Hacer el diseño de la promoción del evento y plan de comunicación: invitaciones, afiches, mailings, website, anuncios en la prensa  y en redes sociales, hojas timbradas, sobres.

11. Redactar una carta a los patrocinadores donde se especifique: quien o quienes son los organizadores del evento, motivo por lo que se estará llevando a cabo el Torneo, fecha, campo de golf, cantidad de jugadores que esperan para el torneo, paquetes de patrocinio, teléfono de la persona responsable de los patrocinios. Gestionar con los patrocinadores premios para la rifa. Tip: gestionar con los patrocinadores premios para las rifa.

12. Si el torneo es invitacional, elaborar una  la lista de los jugadores que nos gustaría invitar para crear nuestra propia base de datos. En muchos casos se contratan empresas o personas que tienen bases de datos de golfistas y se encargan de invitarlos. También se podría organizar el Torneo a través de la Federación de Golf.

13. Formulario de inscripción. En este formulario se debe incluir: nombre de los jugadores (de la pareja), hándicap, teléfonos, celulares, correo electrónico, club de golf al que pertenece, size del poloshirt, green fee, forma de pago, premios especiales. En el pie del formulario indicar a que numero  de fax o correo electrónico debe ser enviado el mismo cuando esté completo.

 

14. Enviarle a los jugadores, una semana antes del Torneo, la agenda de la actividad donde se especifique la hora de salida, la hora y lugar de premiación.

15. Organizar una rueda de prensa un mes antes del Torneo con el objetivo de ayudar a promocionar el evento. Se lleva a cabo en un lugar céntrico,  en un restaurante, donde los patrocinadores exhiben sus productos y los responsables del Torneo motivan a los asistentes a participar en el evento y dan a conocer los premios especiales y los patrocinadores.  En la rueda de prensa se invitan a los periodistas de las secciones deportivas  y sociales, de periódicos, revistas, canales de televisión y medios digitales.  En la rueda de prensa, no pueden faltar: –       Nota de prensa –       Fotógrafo –       Brindis suplido por los patrocinadores  Tip: No todos los restaurantes dejan llevar bebidas de los patrocinadores, es recomendable negociar con el establecimiento para que permitan llevar el brindis de los patrocinadores a cambio de la compra del brindis de alimentos.

16.Definir el tipo de premiación que se hará: almuerzo, cena, fiesta.  Seleccionar el menú de acuerdo a la ocasión. Conversar con los patrocinadores de las bebidas para que estén presentes con sus productos. Tip:  Negociar con el campo de golf para que dejen llevar las bebidas de los patrocinadores dentro de su restaurante o casa club, o en su defecto verificar el pago de descorche.

17. Se deben definir con tiempo el tipo de trofeo que le interesa y sobre todo las categorías que se premiarán, de esta manera no faltarán trofeos en el momento de la premiación. Se deben definir los premios especiales, como “Acercamiento de Bandera”, “Drive más Largo” y “Hoyo en Uno”. Tip:  Tomar en cuenta que deben ser dos trofeos por lugar y por categoría (por ejemplo: 1era Lugar Categoría A)

18. Elaboración de la lista de los equipos o Foursomes, generalmente el campo de golf se encarga de realizar este listado uno o dos días antes del evento.

19. Solicitar una lista a todos los patrocinadores, del personal encargado de hacer el montaje, de las promotoras, para ser remitidos a los ejecutivos del campo de golf para fines de seguridad.

 

20. Coordinar fotógrafo.

Días antes del Torneo:
-Llevar a cabo el montaje de todas las carpas, letreros y vallas -Tener la lista de todos los patrocinadores con nombres e información de contacto (teléfonos, celulares, emails, BB Pin) -Recibir a todos los patrocinadores. Coordinar con los patrocinadores la hora de inicio del Torneo y su llegada a las carpas -Repasar con el campo los aspectos técnicos -Preparación de los goodie bags -Organización de los premios de la rifa -Hacer y organizar en un bowl los nombres de los jugadores para la rifa -Establecer responsabilidades especificas de todos los miembros del staff -Organizar y llevar a cabo el montaje del coctel de bienvenida, en caso de que aplique

El día del  Torneo -El staff debe estar por lo menos tres horas antes de que inicie el Torneo en el campo de golf
-Montaje y coordinación del desayuno o del brindis de bienvenida
-Establecer la logística de Registro, recibimiento de los invitados y de la entrega de Score Cards.
-Colocar el nombre de los jugadores a los carritos de golf
-Verificar que todos  los patrocinadores estén presente en sus carpas
-Entrega de las reglas del Torneo
-Montaje del almuerzo o fiesta de premiación
-Organización de trofeos

Dos días después del Torneo: -Enviar una carta de agradecimiento a todos los patrocinadores y a todos los jugadores por su participación en el Torneo, si es posible enviarles un USB o un CD con las fotos más importantes del evento.