Al momento de solicitar patrocinio, sugiero hacer una lista de empresas que sean afines al evento y a su público objetivo.
Cuando nos disponemos a organizar un evento, ya sea de tipo benéfico o comercial, muchas veces acudimos a solicitar patrocinio con la finalidad de que nuestra inversión económica sea mínima y así obtener mayores beneficios. En mi experiencia, he podido conocer de la importancia de tener la información necesaria para atraer patrocinadores y convertirlos en nuestros aliados, y no sólo una vez sino que mantengan la intención de apoyar año tras año.
Al momento de proceder a acercarnos a una empresa o institución a solicitar patrocinios, debemos tener estructurada información de las ventajas tangibles e intangibles que obtendrá la empresa al apoyar el evento: proyección de la marca, en muchos casos de su Responsabilidad Social Corporativa, exposición del producto a su público objetivo y a potenciales consumidores, entre otras. Adicional a esto, Mundo Negocios explica «4 beneficios que obtienen una empresa al patrocinar eventos».
Los patrocinios no son “One Size Fits All”, cada tipo de empresa podrá apoyar su evento de manera particular, razón por la cual debemos organizar y presentar un paquete de patrocinio con beneficios atractivos para la empresa, junto a una carta formal papelería del evento.
Un ejemplo de beneficios de patrocinios:
RD$100,000 (Categoría A)
- Colocación de Stand 3 x 3 metros en Area de Exposición
- Mención como patrocinador Silver
- 10 inscripciones de cortesía
- 6 pases adicionales a la cena de bienvenida
- Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
- Derecho a distribuir material promocional en los bultos
- Banner en la página web del congreso
- Logo en el programa de mano
- Logo en el brazalete de los participantes
- Proyección de logo en pantallas
- Menciones en las redes sociales del evento
- 1 página en la revista oficial del evento
RD$60,000 (Categoría B)
- Colocación de Stand 2 x 2 metros en Area de Exposición
- Mención como patrocinador Gold
- 8 inscripciones de cortesía
- 4 pases adicionales a la cena de bienvenida
- Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
- Derecho a distribuir material promocional en los bultos
- Banner en la página web del congreso
- Logo en el programa del Congreso
- Proyección de logo en pantallas
- Menciones en las redes sociales del evento
- Media página en la revista oficial del evento
RD$40,000 (Categoría C)
- Mención como patrocinador Silver
- 6 inscripciones de cortesía
- 2 pases adicionales a la cena de bienvenida
- Colocación de logo en banner principal de patrocinadores
- Derecho a distribuir material promocional en los bultos
- Logo en el programa del Congreso
- Proyección de logo en pantallas
- Menciones en las redes sociales del evento
- Media página en la revista oficial del evento
Existen otros tipos de patrocinio que se pueden considerar, tales como patrocinios de alimentos y bebidas, uniformes, material POP, publicidad, entre otros dependiendo de las necesidades del evento. Es importante recordar que a los patrocinadores debemos informarles sobre sus beneficios antes, durante y después del evento.
Una vez que la empresa o la institución confirme el tipo de patrocinio seleccionado, se les debe enviar a las empresas las reglas de montaje, donde se indique sus derechos como patrocinadores, horarios, lineamientos de montaje y desmontaje del evento.
Finalmente, la relación con los patrocinadores siempre debe mantenerse cordial y debemos procurar cumplir con todo lo prometido a las empresas. Agradecer, agradecer, siempre agradecer a los patrocinadores por su apoyo y su tiempo.
Qué otro tip nos puedes sugerir a la hora de solicitar patrocinio?
Rochelli
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