La importancia del presupuesto en un evento

Definir el objetivo del evento que nos disponemos a planificar debe ser una tarea primordial, antes de realizar un presupuesto.

Organizar los gastos y equilibrar costos son prioridades para cualquier tipo de evento, ya sea de tipo personal, empresarial con fines comerciales, institucionales con fines benéficos, o simplemente de posicionamiento, es una tarea esencial para el éxito del mismo. 

El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se requerirán para el desarrollo del evento. 

Desde el momento en que se plantea la ejecución de un presupuesto, existen una serie de inquietudes que se deben responder: 

-El presupuesto se ajustará al evento» o si «el evento se ajustará al presupuesto»
-Contará con ingresos de los participantes (inscripciones, donaciones, compra de boletas)
-Si contará con el apoyo de patrocinadores
-Estimar la cantidad y perfil de los participantes
-Tipo de evento, duración y agenda tentativa
-Evaluar opciones de lugar o espacio físico que alojará el evento
Tal como indica el portal Economía y Dinero, en su artículo «La importancia del presupuesto en un evento especial«: «Sin un presupuesto, usted no tiene manera de administrar sus gastos. No sabe si habrá fondos suficientes para cubrir los gastos de los eventos, lo que puede resultar como una deuda después del evento. A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante»

El éxito del evento podría depender en gran parte del detalle de la planificación y de cómo manejemos nuestro presupuesto, el cual debe incluir la inversión en: 

• Promoción 
• Renta o alquiler de espacio físico
• Gastos técnicos y operativos (luces, tarima, sonido, decoración) 
• Fotografía y video
• Alimentos y Bebidas 
• Viáticos 
• Transporte áereo/ terrestre
• Alojamientos
• Cobertura de Seguro
• Seguridad
• Limpieza
• Honorarios de servicios profesionales (abogados, community manager, entre otros)
• Material promocional y regalos
• Herramientas gráficas e impresiones (letreros, señalización, carpetas, libretas)
• Imprevistos

En caso de estar planificando un evento para una empresa, presentar un presupuesto con tiempo suficiente de antelación permitirá  a la institución hacer las revisiones necesarias, ajustar, aprobar, comparar con otros eventos y proceder a los desembolsos correspondientes. 
Una vez tengamos aprobado nuestro presupuesto debemos de elaborar un cronograma con el tiempo necesario para llevar a cabo cada una de las tareas planteadas. 

Tip Fácil 
Al momento de presentar un presupuesto a un cliente sugiero poner fecha de validez del mismo, ya que vivimos en un mundo cambiante y los costos pueden variar de una semana a otra. 
Y tú, piensas que es importante el presupuesto?

Rochelli @eventostips