Las Ruedas de Prensa: cómo y porque?

Siempre he considerado que la relación con los medios de comunicación debe ser manejada de una manera cuidadosa, a fines de establecer así una relación duradera y sólida con el medio y con los periodistas.

En determinadas situaciones me ha llamado a la atención que muchas personas quieran organizar o plantear hacer ruedas de prensa ante cualquier situación o evento, lo que no necesariamente sería del interés del medio o de la sociedad. Debemos ser cuidadosos y no abusar del uso de esta herramienta, que es realmente importante cuando tenemos algo importante que comunicar.

En nuestro país es muy usual que las ruedas de prensa se lleven a cabo en instituciones gubernamentales, sindicatos, partidos políticos, ONG’s, de manera informal y las mismas son organizadas con poco tiempo de diferencia, por su naturaleza y por la cantidad de información que deben ofrecer a la sociedad. 

Al momento de tomar en cuenta si es viable convocar a los medios de comunicación para una rueda de prensa, debemos evaluar primeramente si la información que vamos a ofrecer es relevante, impactante, y de credibilidad. De igual manera, debemos tomar el cuenta la hora de la convocatoria, así como el día a seleccionado, el lugar y las personas que hablarán a los medios. 

Aquí te comento algunos tips que podrían ayudar al momento de organizar y convocar una rueda de prensa:

• Hacer una selección de los medios de comunicación que vamos a invitar, de acuerdo al tema que se va a tratar. El listado debe incluir: jefes de redacción, periodista especializado, coordinador de agenda, jefe de prensa de noticiarios, así como periodistas de programas de televisión especializados y de investigación, hasta bloggeros. 
• Seleccionar una sala o salón con espacio suficiente para distribuir las sillas «tipo escuela», y para la colocación de las cámaras de televisión y que el mismo cuente con un buen equipo de sonido. 
• Enviar una carta/ invitación a los medios de siete a cinco días antes, donde se motive la convocatoria, los temas a tratar, y cuales autoridades o funcionarios estarán presentes.
• Remitir recordatorios o hacer llamadas de confirmación a los medios dos días antes del evento, y si es posible la mañana de la rueda de prensa. 
• Identificar las personalidades o autoridades que serán los portavoces de la Institución, ya que los mismos deben tener dominio total de los temas a tratar, citar estadísticas, fuentes, etc. en caso de ser necesario. 
• Elaborar un dossier de prensa completo (impreso y digital) que contenga la nota de prensa bien elaborada donde se responda ¿quién?, ¿qué?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿por qué?,  nombre completo y cargo de las autoridades, agenda, datos estadísticos, fuentes, fotografías. 
• Designar un moderador quien sea a persona responsable de llevar a cabo la agenda de la rueda de prensa, y que al mismo tiempo pueda organizar las preguntas de los medios de comunicación.
• Contemplar un sencillo brindis para los periodistas asistentes, los cuales pasarán rápidamente por la rueda de prensa y luego continuarán su recorrido a otras fuentes. 
• Monitorear las publicaciones de los medios de comunicación post rueda de prensa y guardar una carpeta con originales y fotocopias. 

Recomiendo que a la hora de considerar convocar una rueda de prensa, analicemos el  objetivo y el impacto de nuestra mensaje, de si el mismo es de interés o no de los medios de comunicación.