En febrero del 2015 escribí el artículo llamado «Las ruedas de prensa: cómo y porqué» , donde ofrecía tips importantes al momento de convocar a los medios de comunicación a un encuentro con ejecutivos o autoridades de alguna institución o empresa.
Del 2015 a la fecha el mundo de la comunicación ha evolucionado y hemos tenido que ajustar también, en cierta forma, el acercamiento a los medios.
30 días antes del evento:
– Base de datos con direcciones físicas y de correos electrónicos. Es indispensable elaborar una base de datos actualizada de los directores de medios, coordinadores de agenda, jefes de redacción y coordinadores de las áreas que nos interesan (salud, educación, sociales).
Tomar en cuenta:
- Periódicos
- Influencers/ bloggers
- Medios digitales
- Canales de televisión
- Revistas
15 días antes del evento:
– Envío de pre- aviso (Save The Date). A través de los correos electrónicos se envían pre-avisos del evento tanto a los medios de comunicación, al menos dos semanas antes del evento.
10 días antes del evento:
– Envío de invitación física: Aunque vivimos en un mundo totalmente digital, creo firmemente que las invitaciones deben ser enviadas físicamente tanto a los medios, como a los invitados. Esto le da formalidad al evento, al mismo tiempo que el invitado siente que su presencia es importante.
5 a 3 días antes del evento
– Llamadas de confirmación a los medios/influencers a fines de confirmar la recepción de la invitación.
1 día antes del evento
Envío de correo electrónico personalizado a cada uno de nuestros contactos y una llamada a forma de recordatorio al coordinador de la agenda.
Además, del uso de correo electrónico o de algún tipo de mensajería instantánea como Whatssap para convocatoria y seguimiento a los medios para la conferencia de prensa, el mundo digital ha permitido que los encuentros con la prensa se transmitan en vivo y en directo a través de Instagram, de Facebook o de otra herramienta de streaming.
Es por tal razón que nuestro escenario debe estar debidamente cuidado, los protagonistas del evento deben estar preparados para responder cualquier pregunta que surja en vivo y que el moderador de la conferencia de prensa se maneje con prudencia.
Una gran ventaja de las redes sociales y del mundo digital es que una vez finalizada la rueda de prensa se podrá a empezar a monitorear «nuestra noticia» y el impacto generado.
Google Alert es una de las herramientas gratuitas que pueden ser utilizada para monitorear las menciones que se realicen en la web.
Conoces alguna otra herramienta de monitoreo?
Aún no hay comentarios, ¡añada su voz abajo!